Ryzyko odpowiedzialności za błędy popełnione przy prowadzeniu dokumentacji podatkowej przez biuro rachunkowe – od teorii do praktyki

Rozmowa z Tomaszem Domalewskim – dyrektorem sprzedaży w Leadenhall Polska S.A. Lloyd’s Coverholder Rozmawiała – Katarzyna Zakrzewska – Koordynator ds. Sprzedaży DOMU UBEZPIECZENIOWEGO SPECTRUM

Katarzyna Zakrzewska: Panie Tomaszu korzystając z okazji rozmowy z Panem chciałbym na początku podzielić się z Panem przypadkiem Klientki, która trafiła do nas w ostatnim czasie i poprosić o pomoc w wyjaśnieniu kwestii odpowiedzialności w ramach ubezpieczenia obowiązkowego OC z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Klientka prowadzi od 5 lat biuro rachunkowe. Od tego czasu wykupuje co roku u swojego agenta ubezpieczeniowego obowiązkowe OC biura rachunkowego w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych. W grudniu ub.r. popełniła błąd w rozliczeniu podatku VAT dla jednego ze swoich Klientów, które skutkowało naliczeniem wyższego podatku do zapłaty wraz z odsetkami. Klient ten – prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – wystosował roszczenie do właścicielki biura o zwrot zapłaconej urzędowi skarbowemu kwoty argumentując, że to błąd biura rachunkowego spowodował konieczność zapłaty wyższego podatku. Sprawa została przekazana do ubezpieczyciela, który udzielał ochrony w zakresie polisy obowiązkowej OC, a ten odmówił wypłaty świadczenia uzasadniając swoją decyzję tym, że tego typu błędy nie są pokryte zakresem polisy obowiązkowej. Oczywiście właścicielka biura rachunkowego musiała w tym momencie pokryć tą kwotę ze środków własnych i niezadowolona zarówno z decyzji ubezpieczyciela, jak i obsługi dotychczasowego agenta zwróciła się do nas o pomoc w wyjaśnieniu tej kwestii. Jak w takim razie jest z tą polisą obowiązkową OC biura rachunkowego – co jest, a co nie jest kryte w zakresie takiej umowy ubezpieczenia – do tej pory Klientka była przekonana, że skoro ma wykupioną polisę, której obowiązek wynika wprost z ustawy i rozporządzenia to ma również ochronę za skutki błędów popełnionych przy prowadzeniu tego typu działalności.
Tomasz Domalewski: No tak, domyślam się, że w tym przypadku mamy do czynienia z brakiem wiedzy agenta, który dotychczas obsługiwał Klientkę, co poskutkowało zawarciem wadliwej umowy ubezpieczenia, a tym samym decyzję odmowy wypłaty świadczenia. Na początek należy zaznaczyć, że od 2014 roku wskutek tzw. ustawy deregulacyjnej został uwolniony zawód księgowego w kontekście prowadzenia działalności biura rachunkowego. Przed deregulacją taką działalność mogły prowadzić wyłącznie osoby z odpowiednim wykształceniem i doświadczeniem, które zdawały egzamin państwowy przed Ministrem Finansów uprawniający do prowadzenia biura rachunkowego. Po deregulacji taką działalność może prowadzić każdy, kto ma na to ochotę bez konieczności zdawania egzaminu. Ustawodawca nałożył minimalne wymogi w stosunku do takich osób tj. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych, niekaralność w zakresie katalogu kilku przestępstw, głównie na tle prawa gospodarczego oraz obowiązek wykupienia ubezpieczenia obowiązkowego OC.
Katarzyna Zakrzewska: Rozumiem, ale jaki związek ma to z zakresem polisy OC – przecież zarówno przed deregulacją, jak i teraz istnieje obowiązek wykupienia polisy OC na działalność biura rachunkowego?
Tomasz Domalewski: Poza zmianą statusu prawnego księgowych, nowe prawo pociągnęło też za sobą zmianę związaną z ubezpieczeniami OC dla tej grupy zawodowej. Przed deregulacją polisa obowiązkowa chroniła swym zakresem błędy popełnione przy prowadzeniu wszystkich czynności związanych z działalnością biura rachunkowego. Wyjątkiem od tej zasady było prowadzenie doradztwa kadrowego, w tym rozliczania płac i prowadzenia dokumentacji związanej z ubezpieczeniami społecznymi, którego negatywne skutki można było chronić polisą dobrowolną OC. Po deregulacji niestety ustawodawca utrudnił życie biurom rachunkowym, a mianowicie zmienił rozporządzenie określające zasady ubezpieczenia obowiązkowego OC dla biur rachunkowych określając w nim, że polisa obowiązkowa daje ochronę wyłącznie przed skutkami błędów popełnionych podczas usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.
Katarzyna Zakrzewska: Przecież to negatywna zmiana dla właścicieli biur rachunkowych. Nie jest tajemnicą, że większość biur obsługuje tzw. małych podatników czyli jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie muszą prowadzić pełnej księgowości, a jedynie uproszczoną – mam tu na myśli książkę przychodów i rozchodów, ryczałt lub kartę podatkową.
Tomasz Domalewski: Tak, zgadza się. Dlatego ważne jest, aby właściciele biur mieli świadomość, że polisa obowiązkowa chroni tylko błędy popełnione przy prowadzeniu dla swoich klientów ksiąg rachunkowych. Natomiast wszystkie pozostałe czynności, jak np. prowadzenie ksiąg podatkowych (czyli tzw. księgowość uproszczona), doradztwo podatkowe, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz doradztwo kadrowe w tym płace i ZUS wymaga wykupienia dodatkowej polisy OC dobrowolnej, która swoim zakresem chroni wymienione wcześniej czynności. Stąd też w przypadku, który Pan przedstawił na początku naszej rozmowy ubezpieczyciel odmówił Klientce przyznania świadczenia w ramach polisy obowiązkowej, gdyż jak się domyślam poszkodowany klient biura prowadził typową działalność osoby fizycznej i rozliczał się na zasadach uproszczonych, a błędy popełnione przy prowadzeniu tego typu dokumentacji nie są chronione zakresem polisy obowiązkowej.
Katarzyna Zakrzewska: Nie wydaje się Panu, że to komplikuje proces zawarcia takiego ubezpieczenia zarówno dla właścicieli biur rachunkowych jak i pośredników obsługujących tą grupę zawodową – muszą pamiętać o wykupywaniu dwóch polis i do tego często klauzul dodatkowych?
Tomasz Domalewski: Wcale nie musi tak być, wszystko zależy od dobrej woli ubezpieczyciela i przygotowania takiej konstrukcji umowy, aby biuro rachunkowe kupowało jedną polisę, która zawiera w sobie już pełną ochronę ubezpieczeniową, zarówno w zakresie obowiązkowym, dobrowolnym, jak i klauzul dodatkowych.
Katarzyna Zakrzewska: No właśnie. I tak naturalnie przeszliśmy do Państwa oferty OC dla księgowych. Czym wyróżnia się pakiet OC w Lloyd’s na tle innych ofert na rynku?
Tomasz Domalewski: Właśnie wspomnianą przeze mnie prostotą zawarcia umowy i jej kompleksowością. Lloyd’s to najstarsza organizacja ubezpieczeniowa na świecie, której początki sięgają 1688 roku. Jego siedziba znajduje się w Londynie, a oferta ubezpieczeń m.in. dla specjalistów z różnych grup rozwijana jest już od ponad 300 lat. Dla polskiego rynku przygotowaliśmy polisę OC księgowego, która zawiera w sobie pełen zakres wynikający zarówno z rozporządzenia Ministra Finansów, jak i dodatkowe ryzyka w tym bardzo ważne klauzule dodatkowe m.in. koszty w postępowaniu karnym, karno-skarbowym i administracyjnym. Mówiąc krótko – właściciel biura rachunkowego kupuje u nas jedną umowę ubezpieczenia obejmującą OC obowiązkowe, OC dobrowolne i klauzule dodatkowe w ramach jednej składki – dodam, że po bardzo konkurencyjnej cenie. W ten sposób nie musi się martwić, czy jego polisa chroni wszystkie ryzyka, jakie mogą się trafić w jego działalności. Do tego polisa może być przygotowana i wysłana do niego w formie elektronicznej (plik PDF) np. poprzez e-mail i nie wymagamy podpisów i odsyłania jakichkolwiek dokumentów z powrotem do ubezpieczyciela.
Katarzyna Zakrzewska: W jaki sposób zatem biura rachunkowe mogą zawrzeć polisę w Lloyd’s?
Tomasz Domalewski: Na polskim rynku pracujemy wyłącznie poprzez sprawdzonych niezależnych pośredników ubezpieczeniowych. Wymagamy od nich odpowiednich kompetencji, jakości obsługi oraz wysokiej kultury pracy. Jednym z takich partnerów, którzy spełnili nasze wymagania jest właśnie DOM UBEZPIECZENIOWY SPECTRUM, którego centrala mieści się Płocku i posiada liczne oddziału w całym kraju. Wystarczy skontaktować się z doradcą DOMU UBEZPIECZENIOWEGO SPECTRUM, a on przygotuje już ofertę i zaaranżuje polisę, jeżeli decyzja klienta będzie pozytywna.
Katarzyna Zakrzewska: Bardzo dziękuję za rozmowę. Potwierdziła ona, że decyzja o reprezentowaniu Państwa firmy i oferty skierowanej dla biur rachunkowych była właściwa. Nie zostało nam nic innego jak ruszyć z tą ofertą w Polskę :).